Comment structurer et administrer la présentation des finalistes pour l’impartition des services de gestion de placements

Vous avez déjà investi beaucoup d’efforts dans le processus de recherche. Vous êtes dans la dernière ligne droite et il est important de ne pas prendre de raccourcis à cette dernière étape. Comme pour les demandes de propositions (DDP), il est essentiel de comparer des pommes avec des pommes. Voici quelques conseils pour l’exécution et l’examen des présentations des finalistes.

1. Limiter la recherche à une courte liste de fournisseurs

Maintenant que les demandes de propositions ont été effectuées, il est temps de restreindre la recherche aux sociétés de services de gestion de placements externalisés que vous souhaitez examiner. Pour commencer, les membres de l’équipe qui ont examiné les demandes de propositions écrites devraient être les mêmes qui seront responsables de l’examen des présentations finales. Vous assurerez ainsi la cohérence et le consensus des décideurs tout au long du processus. Habituellement, la prochaine étape consiste à inviter les entreprises à présenter leur savoir-faire et leur équipe. Il n’y a pas de règle fixe, mais en moyenne de trois à cinq entreprises sont invitées à cette partie du processus. Si un grand nombre d’entreprises répondent à vos critères à l’étape des demandes de propositions, vous devrez peut-être ajouter une étape pour cibler davantage la recherche. Pour ce faire, vous pourriez envoyer des questions aux entreprises à des fins de clarification ou mener des entrevues préliminaires.

2. Déterminer les personnes clés qui assisteront aux présentations

Du point de vue de l’équipe d’évaluation, les personnes prenant part à la sélection des finalistes dans le cadre des demandes de propositions devraient être responsables de la décision finale en matière de sélection et assister à la présentation. Vous assurerez ainsi la cohérence et le consensus du processus.

Du point de vue du fournisseur, il est important que la présentation soit effectuée par l’équipe du client et les personnes responsables de la relation et de la gestion de votre portefeuille sur une base régulière. Un sentiment de confiance à l’égard d’une personne ou d’un groupe de personnes peut influencer grandement la décision.

3. Déterminer le format de présentation

Convenez d’un format qui convient à votre équipe et respectez-le pour chaque présentation. Chaque fournisseur devrait disposer d’autant de temps que les autres, idéalement entre une et deux heures. Vous devriez fournir à chaque entreprise le même ordre du jour de la réunion et prévoir une période de 15 à 30 minutes à la fin pour les questions.

Traditionnellement, les présentations se faisaient presque exclusivement en personne dans les bureaux. Tout au long de la pandémie de COVID-19, des modifications ont été apportées pour organiser des présentations virtuelles entre les fournisseurs et l’équipe d’évaluation. Si vous optez pour une présentation virtuelle, vous devrez organiser les rencontres individuellement avec chaque fournisseur sur l’une des plateformes de rencontres virtuelles (Zoom, GoToMeeting, Webex, etc.) et envoyer le lien avec les sociétés présentatrices au moins deux jours à l’avance afin que les fournisseurs puissent se préparer. Si vos participants internes se trouvent à des endroits différents, utilisez une plateforme que tout le monde connaît bien. Assurez-vous qu’ils ont téléchargé la technologie et qu’ils sont à l’aise avec l’utilisation des contrôles d’interface, par exemple pour poser des questions et partager des écrans.

4. Permettre les communications avant la présentation

Une bonne communication peut être avantageuse pour toutes les personnes concernées. Le fait de permettre une communication entre les fournisseurs sélectionnés de services de gestion de placements et les principaux intervenants (membres du personnel, comité de placement, etc.) avant la présentation se traduira par des présentations plus efficaces et concises. Lorsque les finalistes disposent d’une courte période de questions, ils peuvent demander des précisions, discuter du format de la présentation, des sujets à aborder et des principaux critères d’évaluation.

5. Demander des éléments de suivi dès que possible

Toute demande de renseignements supplémentaires ou de précisions après la présentation doit être faite le plus tôt possible. Les meilleures décisions sont prises lorsque la présentation est encore fraîche dans les mémoires de tous les participants.

De plus, communiquez à tous les fournisseurs les prochaines étapes et le moment où une décision devrait être prise. Vous éviterez ainsi la correspondance inutile des entreprises qui ont hâte de recevoir une rétroaction.

6. Élaborer un système de pointage

Élaborez un système de pointage strict qui évalue correctement les critères que vous jugez les plus importants pour un partenaire. Cela aidera à éliminer les partis pris ou les opinions de quelques-uns qui peuvent parfois l’emporter sur la majorité. Votre méthode de pointage doit correspondre aux principaux critères que votre équipe a décrits au début de la recherche, mais elle doit aussi être suffisamment souple pour intégrer les nouveaux apprentissages sur la gamme complète de services offerts par les fournisseurs de services de gestion de placements externalisés. Il est important d’accorder du crédit pour des services supplémentaires ou des idées originales. Les principaux critères pourraient comprendre :

• Structure et orientation de la société, soit des services de gestion de placements externalisés uniquement ou complétés par des services de consultation non discrétionnaire;
• Clientèle semblable; 
• Gestion du risque; 
• Capacités de placement;
• Processus de sélection des gestionnaires;
• Soutien au-delà des placements;
• Approche en matière de service à la clientèle;
• Rendement;
• Frais – Assurez-vous d’évaluer les frais globaux, par exemple les frais de gestion de placements externalisés + les frais de gestion.

7. Fournir de la rétroaction

Une fois que votre équipe est d’accord sur la décision finale, fournissez à toutes les entreprises une rétroaction honnête sur ce qu’elles ont bien fait et sur les lacunes que vous avez relevées. Le système de pointage que vous avez mis en place vous aidera à cet égard.

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